日報・週報の作業時間を大幅削減！ Webでいつでも、どこでも、誰でも「見える化」

シマ産業株式会社様は計測制御・環境機器分野の専門商社です。 1969年に創業され、豊富な納入実績をお持ちです。 東京、大阪、長野に拠点があり、総勢26名の営業マンが販売活動に従事しています。

インタビュー中の 島崎代表取締役社長

こんなことで困っていました！　〜導入の背景〜

シマ産業様では、営業マンの事務処理作業の削減と申請承認の電子化など、事務効率の向上を検討されていました。特に、次の問題点を解決したいと考えていらっしゃいました。

1. 営業マンの日報・週報作成に時間がかかる
2. 全員分の週報を取りまとめる時間を無くしたい
3. 週報の予定と実績に齟齬がある
4. 最新のスケジュールが確認できない
5. 重点商品の受注売上状況を確認できない
6. 柔軟にルート設定できる電子承認がない
7. 全拠点のタイムカードを東京で一括管理できない

上記の問題解決に際して、日本システムウエア株式会社の山田主任様のご紹介で、日報管理機能とスケジュール機能、承認機能、タイムカード機能などをワンストップで提供できる点をご評価頂き、XziNet Sales （エグジネット 営業支援）を導入頂きました。

−今回は、島�舞纒\取締役に導入の経緯と実際の使い勝手や今後の課題などについてお聞きしました。

手間がかかってしょうがない！　〜導入前の状況〜

−導入前は、どのように週報、日報などの業務報告を行っていましたか？

担当営業マンがペアになって、エクセルに日報・週報を入力し報告していました。 二人の日報をワンシートで作成していたので、どちらかが入力中の時は、終わるのを待つ必要がありました。二人が入力し終えたら、管理者へ送付。

管理者は、各個人から送られたファイルを一つにまとめていました。それを紙出力して報告、確認していました。

個人がメール送信して、それを一つのファイルにまとめ、紙で報告する、という手順を踏んでいました。ですから、手間が掛かってしょうがない。この点が一番の問題と考えていました。

週報は週一回の書類による報告なので、A社への訪問予定が週の半ばで変更されて、B社の訪問結果になったりすることがあります。「週報として用を成さない」ことも度々ありました。

スケジュールの変更があっても、週一回の報告なので更新する機会がなく、最新のスケジュール情報をこちらから確認できない状況でした。

事務作業を大幅削減！　〜日報、週報〜

−なるほど、お聞きするだけでも手間ひまが掛かりそうですね。 導入後の日報、週報作成は、どうですか？

週報の作成時間が大幅に削減できました。

今までは、日報から週報を手作りしていました。一方、XziNet Salesでは 日報データから 週報を作成できるので、 週末にまとめ直すことが無くなり、営業マン一人当たり2-3時間/週の事務処理時間を減らすことができました。また、庶務の女性が全営業マンの週報をまとめていましたが、こちらもなくなりました。

最新情報をいつでも確認！　〜スケジュール管理〜

−東京では営業マンが12名ですから、週当たり24−36時間の効果があったわけですね。スケジュール管理では大きな変化がありましたか？

全社的な動きが見えるようになった点が評価できます。 「誰が、どこの○○さんに、いつ会うか」の最新情報がブラウザから、いつでも確認できます。

気になることがあれば、担当と話せるし助言もできる、会話のネタにもなります。

一目で担当の所在が分かる！　〜座席表〜

それと座席表が重宝しています。

自席でＰＣの画面から担当の所在が分かるのが便利。とにかく、「みんな外出中か。」とか「なんで外出しないんだよ。」なんていいながら、全営業マンの動きが分かることが気に入っています。逆に社員は、社長や管理職の在席を確認してから、決済などに来るのでこちらも無駄がなくなりました。加えて、大阪や長野に電話連絡する時に在席を確認してから連絡をとるので、かなり無駄な電話がなくなりました。いないのに電話することが一日に数回はあったんだと気が付きました。

どこでもタイムリーにやり取りできる！　〜伝言〜

それと伝言機能が気に入っています。

会社で受けた連絡を伝言として携帯のメールに送信できるので、 いつでもどこでも確認して、こちらから連絡できる。タイムリーなやり取りが可能になりました。

これからの方向性

−第一段階として、かなり業務のスピードがアップしたようですね。第二段階として、これからはどのように業務を改革、 改善しようとお考えですか？

現状では、まだまだ日報、週報を結果報告として利用していますが、これからは、「過程」を「見える化」していきたいと考えています。

結果として、いきなり売上が大幅達成したりすることがあります。これは、営業マンが商談の過程を全てオープンにしていないことによると考えています。「報告して失注したら面倒だな。」と考えている営業マンのメンタリティーを変えるような報告の方法、会社としての指示、助言の仕方に変えていきたいです。営業マンの頭の中にある「良い情報」も「悪い情報」も共有していきたいと考えています。

上記のことを実現するための要望があります。日報、週報を報告する時に、「この情報は必ず確認して欲しい」「助言をお願い」など要求がある報告を目立つような形にできると良いです。

また、読む側としては、後でもう一度読むことを忘れないために「付箋をつけ」たりできると助かります。それと、パートの方や年配者を考えると、画面の使い勝手は、やさしければ、やさしいほど良い。常にこうした視点を忘れずに製品開発を行って欲しいです。

アイロベックスへの期待

新しい機能や性能が向上したら、いつでも連絡ください。使ってみて率直な意見をぶつけますから。 これからも良い提案を期待しています。

−長時間に渡り、お話頂きありがとうございました。 貴重なご意見を今後に役立てて参ります。