ミットネット様では、社内の情報共有のためにグループウェアを導入する予定でした。 検討中にソフトウェアハウス向け経営セミナーで弊社プロダクト 『XziNet Project（エグジネット プロジェクト管理）』と接点をお持ちになりました。

1. 週単位から日単位で報告を確認したい
2. 作業報告を詳細に確認したい
3. 社員別に作業状況を確認したい
4. いつでもどこでも「パッ」と確認したい
5. 事務処理の時間を減らしたい

上記の問題解決に際して、『XziNet Project（エグジネット プロジェクト管理）』の いくつかの機能に注目されました。 ご評価頂いた機能は、＜プロジェクト単位で日報形式による報告＞、＜全日報の表示とコメント入力＞、 ＜WEBシステムによるネット環境での確認＞、＜勤怠管理・届出申請承認などグループウェア機能＞ といった機能でした。また「同規模のソフトウェアハウスが開発したものなら、 自社に適用しやすいだろう。」というお考えのもと、 『XziNet Project（エグジネット プロジェクト管理）』を導入頂きました。

－ミットネット様では現在、『XziNet Project』をどのようにお使いなのでしょうか？

現在は、プロジェクト管理という点では、日報による作業報告が中心です。 グループウェアとしては、スケジュール・届出・タイムカードなどです。

－導入前は、どのように業務報告を行っていましたか？

部門長から週単位の業務報告は上がってきていましたが、 社員の週報・日報は特に設けていませんでした。 そのため、プロジェクトの大枠は掴んではいましたが、個々の社員の動きは「なんとなく」でしか分かっていなかったのです。 細かい動きを確認しようとするとイチイチ社員に聞かなければなりませんでした。 また、スケジュールも共有できていなかったので、確認が必要でした。

－なるほど、部門長とのコミュニケーションは出来ていたようですが、 個々の社員や作業状況については、確認に手間ひまが掛かりそうですね。導入後の日報報告は、いかがですか？

業務状況として社員全ての日報が一覧表示されるので、 全体を「パッと」確認出来るようになりました。 今までは担当者を呼んで話しを聴かないといけなかったのが、一覧表示で一瞥できるので確認の手間が大幅に改善されました。 特に若い社員が熱心に報告を上げてくるので、具体的な状況が分かって助かっています。 また、私の動きを社員が分かるようになったのも良かったです。 例えば、大阪の社員が「社長、今は○○を動いているのですね。」などと声を掛けてくれるんです。 今までは無かった事ですから、うれしいですね。

－グループウェアの使い勝手はいかがですか？

事務処理は基本的に『XziNet Project』で行うことにしました。 特に＜タイムカード＞の月次処理は数分で終わっているので、10分程度は処理時間が減っています。 全社として考えると月当たり10時間程度の省力化ができました。 届出もいつでも申請が可能になったので、社員は重宝しているようです。

－第一段階として、情報共有と事務の省力化ができたようですね。 第二段階として、これからはどのように業務を改革、改善しようとお考えですか？

今後は、プロジェクト毎の「損益管理」をやりたいです。 今はなんとなく勘でやっているところなので、実際に計測してみたいです。強み弱みを確認したいですね。 日報に関しては、入力内容に関して社員でバラツキがでてしまいます。 この点を均質なものしていきたいと考えています。 何か良いアイデアがあったら教えて欲しいです。

－長時間に渡り、お話頂きありがとうございました。 貴重なご意見を今後に役立てて参ります。

社員の皆様にアンケートにご協力いただきました。アンケート結果は以下の通りです。
（有効回答数 = 22）

「事務の省力化」と「日報による情報共有」に関しては、 期待した効果があったとご評価頂けました。 現場の皆様のお役に立てて、弊社としてもうれしく思います。

社員の皆様、アンケートにご協力頂きありがとうございました。 今後の検討材料とさせていただきます。